Em muitas situações, a digitalização de documentos é essencial. Uma plataforma de digitalização e gerenciamento de documentos é crucial em ambientes de trabalho remotos/híbridos onde os scanners físicos não estão disponíveis. Aliás, já parou pra pensar nas muitas vantagens de poder escanear os seus documentos? Para começar, a digitalização de documentos facilita o compartilhamento de documentos e a colaboração em projetos sem a necessidade de reproduzir informações em papel. Isso significa que funcionários em vários locais podem acessar e visualizar documentos eletrônicos simultaneamente.

Outro ponto legal a se considerar é que a conformidade é uma realidade para a maioria das empresas. Em primeiro lugar, a digitalização de documentos torna mais fácil para sua empresa cumprir suas obrigações legais e regulamentares. E em segundo lugar, os arquivos digitais podem ser organizados, indexados e produzidos rapidamente para atender às demandas do auditor mais rigoroso.

Um outro ponto a se observar é que se você tem clientes em mais de uma região, é difícil fornecer um atendimento consistente ao cliente. Em vez de imprimir e enviar faturas, extratos de faturas e outros itens, a digitalização de documentos permite que você obtenha informações importantes para seus clientes com muito mais rapidez.

Qual é o melhor software de digitalização?

Com todas essas vantagens, fica fácil entender porque é interessante digitalizar os seus documentos. Nos dias de hoje, raramente a papelada física é uma necessidade. Os melhores aplicativos de digitalização de documentos podem ajudá-lo a fazer a transição para um escritório sem papel, convertendo documentos em PDFs para armazenamento de documentos digitais ou online. E o legal é que existem vários programas facilitadores desse processo.  A digitalização de documentos é uma tarefa simples, pois requer apenas digitalização básica, processamento e a capacidade de alterar os tipos de arquivo. Por isso, o melhor software de digitalização vai ser aquele capaz de atender a suas necessidades, levando em consideração a qualidade dos arquivos, já que os documentos digitalizados finais precisam preservar a legibilidade dos arquivos fontes, sendo precisos e legíveis.

Montamos essa lista levamos em consideração os recursos disponíveis, custos relativos, experiências dos usuários, e recomendações do mercado de tecnologia em geral para que você tenha acesso aos melhores programas do mercado.

1 - PDFelement

O PDFelement permite que você crie PDFs de praticamente qualquer lugar: diretamente do Scanner, de aplicativos do Microsoft Office, de páginas XML ou HTML e até mesmo de e-mails, planilhas e outros documentos que podem ser transformados, mesclados e organizados em um simples documento de PDF, combinando recursos essenciais de negócios com uma interface simples, mas sofisticada.. Se você não sabe como fazer isso, pode aprender neste artigo que mostra  como converter documento digitalizado para PDF no Windows .

Entre seus principais recursos, com o programa é possível fazer conversão de documentos em PDF, a edição e personalização dos documentos convertidos, a proteção por senhas dos documentos para que ele seja acessível por permissão para maior segurança, a capacidade de editar e anotar textos, e a mesclagem, converção, edição ou salvamento de arquivos PDF convertidos. Sem contar tudo isso, a tecnologia OCR do aplicativo também permite a edição de arquivos PDF digitalizados ou baseados em imagens.

2 - Adobe Scan

O Adobe Scan é um aplicativo de digitalização dedicado da Adobe, os criadores do arquivo PDF, portanto, as expectativas são altas para que ele atenda à maioria das necessidades do usuário. O Adobe Scan é executado como um aplicativo em seu dispositivo móvel, seja Android ou iOS, e usa sua câmera para capturar uma cópia de um documento e convertê-lo em um arquivo PDF. Há uma opção de visualização para otimizar as dimensões do arquivo e você pode girar, cortar e editar a cor conforme necessário.

3 - Abbyy FineReader PDF

Se você está procurando algo um pouco mais avançado, vale a pena conferir o FineReader PDF da Abbyy. O software usa reconhecimento óptico de caracteres para digitalizar texto em 193 idiomas. Compatível com Android e iOS, o aplicativo permite digitalizar texto impresso e manuscrito com seu dispositivo móvel. O FineReader funciona com 12 formatos de arquivo, incluindo DOCX, PDF e TXT. O melhor do aplicativo é que ele preserva a formatação original do documento.

Além disso, você pode acessar um conjunto de ferramentas de anotação fáceis de usar para adicionar assinaturas e notas ao texto. E a versão iOS do software possui um recurso chamado BookScan, que permite digitalizar livros com facilidade. Ele transforma as páginas do livro em imagens separadas, removendo quaisquer defeitos.

4 - Quick Scan

O Quick Scan permite digitalizar documentos de forma rápida e fácil em plataformas baseadas em Windows gratuitamente. Ele cria digitalizações a partir de fotos, documentos, recibos e material impresso. Basta segurar o dispositivo em sua mão sobre o que você deseja digitalizar. O aplicativo QuickScan facilita a criação de digitalizações com seu iPhone ou dispositivos Android. O App detecta bordas automaticamente.

5 - SwiftScan

Com o software, você pode digitalizar documentos, recibos, esboços, quadros brancos, cartões de visita, etiquetas, códigos QR e códigos de barras. Depois de digitalizar um item, você pode escolher entre cinco modos de cores para deixá-lo perfeito. Há também ferramentas para cortar e otimizar documentos digitalizados, todos capturados automaticamente em mais de 200 dpi.

Você pode salvar documentos como arquivos PDF ou JPG e carregá-los em vários dos principais serviços de nuvem. O software suporta iCloud, Google Drive, Dropbox, Evernote, Amazon Drive, Slack, Todolist, OneDrive, OneNote e Box.

Qual é o melhor de todos da lista?

Ao decidir quais aplicativos de digitalização de documentos baixar e usar, primeiro considere quais são suas necessidades reais, pois às vezes as plataformas gratuitas podem fornecer apenas opções básicas; portanto, se você precisar usar ferramentas avançadas, poderá achar que uma plataforma paga vale muito mais a pena. Além disso, as opções de software gratuito e econômico às vezes podem ser limitadas quando se trata da variedade de ferramentas disponíveis, bem como da qualidade da digitalização, enquanto o software de ponta pode realmente atender a todas as necessidades, portanto, certifique-se de ter uma boa ideia de quais recursos você acha que pode exigir.

De qualquer forma, em nossa opinião, o melhor da lista é sem dúvidas nenhuma, o PDFelement: o programa está listado entre os 15 principais softwares de OCR de 2022 (ferramentas gratuitas e pagas) . E você, já tinha usado algum dos programas dessa lista?